Κάθε επιχείρηση ενδιαφέρεται για την εξοικονόμηση χρημάτων και την ολοκλήρωση των πραγμάτων πιο γρήγορα. Η διαχείριση του κόστους μπορεί να αλλάξει πραγματικά το παιχνίδι. Δεν είναι μόνο η μείωση των λογαριασμών. Πρόκειται για τη χρήση των κατάλληλων συστημάτων για να βεβαιωθείτε ότι είστε αποτελεσματικοί. Δεν θέλετε να πετάξετε χρήματα στα σκουπίδια.
Οι μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις (ΜΜΕ) χρειάζονται λύσεις διαχείρισης κόστους που ταιριάζουν στο μέγεθός τους, όχι κάτι κατασκευασμένο για μια μεγάλη εταιρεία. Η διαχείριση κόστους σάς βοηθά να παρακολουθείτε κάθε δεκάρα. Συνεχίστε να διαβάζετε για να μάθετε πώς μπορείτε να μειώσετε τα έξοδα και να αυξήσετε την αποτελεσματικότητα χωρίς να ιδρώσετε.
Διαχείριση κόστους για μικρομεσαίες επιχειρήσεις
Κάθε μικρή επιχείρηση γνωρίζει την αξία των χρημάτων. Πρέπει να το ξοδέψεις με σύνεση. Αλλά από πού ξεκινάς; Ξεκινά με το να γνωρίζετε τι ξοδεύετε και πού. Τα εργαλεία διαχείρισης κόστους σάς δίνουν μια σαφή εικόνα. Παρακολουθούν τα είδη γραφείου σας, τις συνήθειες εκτύπωσης και τη χρήση ενέργειας. Μπορείτε να δείτε τι τρώει τον προϋπολογισμό σας και πού μπορείτε να μειώσετε. Δεν πρόκειται για μεγάλες αλλαγές. Μικρές τροποποιήσεις μπορούν να κάνουν μεγάλη διαφορά. Εστιάστε στα βασικά και περικόψτε τα πρόσθετα.
Επίτευξη ορατότητας και ελέγχου στις δραστηριότητες εκτύπωσης
Η εκτύπωση μπορεί να είναι ένα ύπουλο κόστος. Δεν το προσέχεις μέχρι να συσσωρευτούν οι λογαριασμοί. Αλλά μπορείτε να πάρετε τον έλεγχο. Παρακολουθώντας τη χρήση της εκτύπωσης, γνωρίζετε ποιος εκτυπώνει τι, πόσο συχνά και γιατί. Μπορείτε ακόμη και να θέσετε όρια. Ίσως η ομάδα μάρκετινγκ να μην χρειάζεται έγχρωμες εκτυπώσεις για κάθε συνάντηση. Μόλις ξέρετε πού βρίσκεται η περίσσεια, μειώνετε με ευκολία. Το λογισμικό μπορεί να σας βοηθήσει να το κάνετε αυτόματα. Λιγότερες εκτυπώσεις, χαμηλότερο κόστος.
Ορισμός περιορισμών χρήσης για μείωση κόστους
Περιορίζει την εργασία. Αν δώσεις στους ανθρώπους ελεύθερη κυριαρχία, το κόστος αυξάνεται. Θέστε όρια σε πράγματα όπως η εκτύπωση, η αντιγραφή, ακόμη και η χρήση χαρτιού. Όταν υπάρχουν όρια, οι άνθρωποι σκέφτονται δύο φορές. Χρησιμοποιούν τους πόρους με σύνεση. Με μερικά κλικ σε ένα σύστημα κόστους, μπορείτε να ορίσετε αυτά τα όρια. Όχι άλλες σπάταλες συνήθειες. Οι απλοί κανόνες κρατούν τα πράγματα υπό έλεγχο χωρίς να προσθέτουν άγχος.
Μόχλευση διαχείρισης συσκευών για αποτελεσματικότητα
Η τεχνολογία είναι παντού σε ένα γραφείο. Οι εκτυπωτές, οι σαρωτές και τα φωτοαντιγραφικά είναι μόνο μια αρχή. Αλλά πόσα χρειάζεστε; Η διαχείριση συσκευών σάς βοηθά να αξιοποιήσετε στο έπακρο τα μηχανήματα σας. Αντί να έχετε μια συσκευή σε κάθε γραφείο, ενοποιήστε. Μοιραστείτε μηχανές σε ομάδες. Παρακολουθήστε πόσο συχνά χρησιμοποιούνται και δείτε αν έχετε πάρα πολλά. Όταν η διαχείριση των συσκευών γίνεται σωστά, εξοικονομείτε σε συντήρηση, ρεύμα και αναλώσιμα. Λιγότερη ακαταστασία, περισσότερες οικονομίες.
Βελτιστοποίηση του συνολικού κόστους ιδιοκτησίας
Υπάρχει μια μεγαλύτερη εικόνα που πρέπει να εξεταστεί. Το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας (TCO) περιλαμβάνει όχι μόνο την τιμή της συσκευής αλλά όλα όσα χρειάζεται για να λειτουργήσει. Χαρτί, μελάνι, επισκευές — αθροίζονται. Όταν επιλέγετε τα σωστά εργαλεία, μειώνετε το TCO. Ψάξτε για ενεργειακά αποδοτικές συσκευές. Επιλέξτε μηχανήματα που διαρκούν περισσότερο. Αντικαταστήστε τον παλιό εξοπλισμό που χαλάει συχνά. Λιγότερες επισκευές και καλύτερη απόδοση σημαίνει περισσότερα χρήματα στην τσέπη σας.
Ελαχιστοποίηση του χρόνου διακοπής λειτουργίας μέσω παρακολούθησης σε πραγματικό χρόνο
Ο χρόνος είναι χρήμα. Όταν τα συστήματά σας πέφτουν, χάνετε και τα δύο. Η παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο σάς επιτρέπει να βλέπετε προβλήματα πριν γίνουν κρίσεις. Με τη σωστή ρύθμιση, μπορείτε να παρακολουθείτε όλες τις συσκευές γραφείου σας και να δείτε αν κάτι δεν πάει καλά. Έχει χαμηλό μελάνι ο εκτυπωτής; Ο σαρωτής λειτουργεί αργά; Διορθώστε το πριν χαλάσει. Όσο λιγότερους λόξυγγας έχετε, τόσο πιο αποτελεσματικά λειτουργεί το γραφείο σας. Λιγότερος χρόνος διακοπής σημαίνει καλύτερη παραγωγικότητα.
Μείωση της σπατάλης με κανόνες εκτύπωσης
Μερικές φορές είναι τα απλά πράγματα. Θέστε κανόνες για την εκτύπωση. Επιτρέπονται οι έγχρωμες εκτυπώσεις μόνο όταν χρειάζεται. Ορίστε την εκτύπωση διπλής όψης ως προεπιλογή. Περιορίστε πόσες σελίδες μπορούν να εκτυπώσουν οι άνθρωποι ταυτόχρονα. Αυτοί οι κανόνες εξοικονομούν χαρτί, τόνερ και ενέργεια. Επίσης, κάνουν τους υπαλλήλους να σκεφτούν τι εκτυπώνουν. Χρειάζονται πραγματικά αυτό το έγχρωμο έγγραφο των 20 σελίδων; Μάλλον όχι. Όταν ελέγχετε τα απόβλητα, ελέγχετε το κόστος.
Βελτίωση της λογοδοσίας μεταξύ των τμημάτων
Όλοι στο γραφείο παίζουν ρόλο στη διαχείριση του κόστους. Δεν εξαρτάται μόνο από την οικονομική ομάδα. Παρακολουθώντας τη χρήση ανά τμήμα, μπορείτε να δείτε ποιες ομάδες χρησιμοποιούν τους περισσότερους πόρους. Εκτυπώνει IT πάρα πολλές αναφορές; Το HR φροντίζει το φωτοτυπικό; Όταν οι άνθρωποι γνωρίζουν ότι παρακολουθούνται, είναι πιο προσεκτικοί. Η υπευθυνότητα οδηγεί την ευθύνη. Είναι εύκολο να δεις πού πρέπει να συμβούν αλλαγές και ποιος χρειάζεται ώθηση.
Συμβουλές για την επιλογή του σωστού συστήματος διαχείρισης κόστους
Τώρα που ξέρετε τι μπορεί να κάνει η διαχείριση κόστους, πώς επιλέγετε το σωστό σύστημα; Ξεκινήστε αξιολογώντας τις ανάγκες σας. Αναζητήστε λογισμικό που είναι εύκολο στη χρήση, αλλά προσφέρει όλες τις δυνατότητες που χρειάζεστε. Βεβαιωθείτε ότι μπορεί να κλιμακωθεί με την επιχείρησή σας. Δεν θέλετε να το ξεπεράσετε σε ένα χρόνο. Ελέγξτε για καλή υποστήριξη πελατών. Θα χρειαστείτε βοήθεια αν κάτι πάει στραβά. Και τέλος, βεβαιωθείτε ότι ταιριάζει στον προϋπολογισμό σας. Το σωστό σύστημα πληρώνει από μόνο του με την πάροδο του χρόνου.
Η μείωση του κόστους δεν είναι να κάνετε δραστικές αλλαγές. Πρόκειται για έξυπνες αποφάσεις. Μπορείτε να ελέγξετε κάθε μέρος του γραφείου σας μέσω αποτελεσματικών λύσεις διαχείρισης κόστους. Από την εκτύπωση έως τη διαχείριση συσκευών, εξοικονομείτε χρήματα μειώνοντας τη σπατάλη και αυξάνοντας την απόδοση. Το κλειδί είναι να γνωρίζετε πού πηγαίνουν τα χρήματά σας και να κάνετε μικρές προσαρμογές. Τελικά, όλα είναι θέμα ισορροπίας. Με τα κατάλληλα εργαλεία, η επιχείρησή σας μπορεί να αναπτυχθεί χωρίς να σπάσει τα χρήματα.
Πίστωση επιλεγμένης εικόνας: Declan Sun/Unsplash
VIA: DataConomy.com
